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- Aktualisiert am 25/11/2021

E-Procurement: Welche neuen Einsatzmöglichkeiten für Lösungen gibt es im Jahr 2021?

Der Einkauf ist für Unternehmen strategischer denn je. Im zu Ende gehenden Jahr der Covid-19-Krise werden mehrere Fakten deutlich: Die Digitalisierung des Einkaufs ist keine Option mehr und der Einsatz von E-Procurement-Lösungen liegt auf der Hand. Was aber ist der Mehrwert von e-Procurement-Lösungen für Unternehmen? Welche Auswirkungen hat die Covid-19-Krise auf die Einkaufsaktivitäten im Jahr 2020?  Und wie passt die digitale Einführung in die digital transformierte eProcurement-Welt?

 

Ansichten von Experten zu den Herausforderungen des Einkaufs im digitalen Zeitalter. 

 

1. Die Digitalisierung des Einkaufs: Warum sollte man hierbei E-Procurement-Lösungen nutzen?

Neue Herausforderungen, neue Tools, neue Einsatzmöglichkeiten... Die digitale Transformation hat den Einkauf komplett verändert. Die Einkaufsabteilungen, die seit langem an die Verwendung von Tools wie Excel gewöhnt sind, wenden sich nun e-Procurement-Lösungen zu, um ihre Aktivitäten zu verwalten. Von E-Procurement- bis zu E-Sourcing-Lösungen ermöglichen E-Procurement-Lösungen den Unternehmen die Bewältigung moderner Herausforderungen so wie:  

 

Kurz gesagt, e-Procurement-Lösungen ermöglichen einen flexibleren und effizienteren Einkauf, indem sie ein besseres Ausgabenmanagement fördern. Thomas Decamp (Proactis) erklärt: "Das Ziel des Einkaufs ist die Aufrechterhaltung der Lieferkette. Das heißt, es ist wichtig, keinen Bruch zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten zu schaffen. Dies betrifft sowohl die strategischen als auch die nicht-strategischen Einkäufe des Unternehmens. Die Verbindung nicht abreißen zu lassen, bedeutet auch, das Ökosystem der Zulieferer zu erhalten und die kleineren Anbieter zu berücksichtigen". Eine Tätigkeit, die strategischer denn je ist, wie Anne Tessier-Chênebeau (Synertrade) betont:

"Der Einkauf ist heute als Geschäftspartner der COMEX positioniert, der einen echten Wertbeitrag zur Unterstützung der strategischen Pläne der Unternehmen leistet.”

Und wenn der Einkauf schon eine strategische Position in den Unternehmen einnahm, so wurde diese Position während der Gesundheitskrise 2020 noch verstärkt.

 

2. Was die Covid-19-Krise für den Einkauf verändert hat

Enthüllend: So sieht die Gesundheitskrise für den Einkauf aus. Arnaud Malardé betont:

"Die Krise hat die Situation der Unternehmen, die nicht entsprechend ausgerüstet waren, noch verschärft".

Während einige Abteilungen bereits Nachholbedarf bei der Digitalisierung hatten, musste sich der gesamte Bereich neuen Herausforderungen stellen. In kurzer Zeit haben sich die Prioritäten des Einkaufs geändert. Der Ivalua-Experte fährt fort: "Früher lag die Priorität der Einkaufsabteilungen darin, die Leistung des Einkaufs mittel- bis langfristig zu verbessern: digitale Transformation, Optimierung von Prozessen und Verfahren und Agilität des Einkaufs. Die Krise hat sie dazu gezwungen, in kürzeren Zeiträumen zu denken. Andere Prioritäten sind in den Vordergrund gerückt: Erhaltung der Liquidität, Erzielung von Einsparungen und Sicherung der Versorgung".

 

Die Rolle des Einkaufs war schon während der Krise strategisch wichtig und ist es auch heute noch.

"Der Einkauf trägt mehr denn je zum Erfolg des Unternehmens bei. Jeder eingesparte Euro wird der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens hinzugefügt. Die Zusammenarbeit zwischen der Einkaufsabteilung und den Finanzabteilungen des Unternehmens muss flüssiger werden. [Einkaufslösungen müssen auch neue Möglichkeiten bieten, um Kostenstellen in Produktivitäts- und Kostensenkungsbeschleuniger (Rabatte) zu verwandeln, indem sie die Bearbeitungszeit von der Bestellung bis zur Bezahlung des Lieferanten automatisieren und verkürzen", erklärt Thomas Decamp.

 

Die Gesundheitskrise von Covid-19 hat die Einkaufsabteilungen zwar gezwungen, kurzfristig zu denken, sie hat aber auch zu neuen Denkweisen geführt. Anne Tessier-Chênebeau weist auf einen neuen Trend hin.

"Dieser Trend stellt die Art und Weise in Frage, wie Einkaufsorganisationen ein neues Modell erfinden, da wir erkannt haben, dass diese Pandemie Auswirkungen auf alle Unternehmen in der ganzen Welt hat. Beschaffungsstrategien in Niedrigkostenländern können ihre Grenzen haben. Wir denken also über Themen nach, die ein viel breiteres Spektrum haben. Lokalisierung, Standortverlagerung und nachhaltiges Wirtschaften sind Themen, die in den Exekutivausschüssen der großen Konzerne neben bereits wichtigen Themen wie der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen diskutiert werden”.

Darüber hinaus hat diese Krise auch andere, ebenso wichtige Fragen aufgeworfen, wie z. B. die Einführung der Digitalisierung. 

 

3. Die Einführung von e-Procurement-Lösungen: die Zukunft des Beschaffungswesens

Da die Einkaufsabteilungen keine andere Wahl haben, als sich für e-Procurement-Lösungen zu entscheiden, um die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens zu sichern, wird die Einführung der digitalen Technologie zu einem Muss, ohne die eine erfolgreiche digitale Transformation nicht möglich ist.

 

Von den Einkaufsabteilungen bis zu den Lieferanten wirkt sich die Einführung von e-Procurement-Lösungen durch die Nutzer direkt auf die Unternehmensleistung aus. Obwohl die Zeit für vollständig digitale Lösungen gekommen ist, ist dies noch lange nicht die Norm. Für Pierre Leroux, CEO von Apptraktiv, ist die Beobachtung klar:

"Einkaufslösungen stehen vor großen Herausforderungen in Bezug auf die Akzeptanz und das Veränderungsmanagement".

Ein erhebliches Risiko in vielerlei Hinsicht. Denn wenn der IS-Einkauf wenig, nicht oder schlecht genutzt wird, kann er eine Quelle von Fehlern oder Verlangsamungen in den Prozessen oder sogar eine Unterbrechung der Lieferkette darstellen, die für das Überleben der Unternehmen so wichtig ist.

 

Um die Herausforderung der digitalen Übernahme zu meistern, sind bestimmte Grundlagen wie Software-Schulungen erforderlich. Um effektiv zu sein, muss die Schulung jedoch an die Lernbedürfnisse der Nutzer angepasst werden. Anne Tessier-Chênebeau betont: "Die Zeiten der Benutzerhandbücher und Videotutorials, in denen man seinen Bildschirm nicht wiedererkennt, weil er nicht mit dem übereinstimmt, was man vor sich hat, sind vorbei.” Arnaud Malardé nimmt das Beispiel der Lieferantenschulung: "Es ist wichtig, dass das Instrument für den Lieferanten einfach zu bedienen ist. Ein Lieferant verbindet sich seltener mit der Lösung als ein herkömmlicher Nutzer, manchmal weniger als einmal im Monat. Sie haben keine Zeit zu lernen, wie es funktioniert". Und das aus gutem Grund: "Der IS-Einkauf ist nicht mehr nur den Einkäufern vorbehalten", erklärt Anne Tessier-Chenebeau,

"wir haben eine ganze Reihe von Endnutzerprofilen, die sich entwickeln und eröffnen. Die Finanz-, Risiko-, Qualitäts- und Lieferkettenabteilungen sowie die Lieferanten unserer Kunden sind Nutzer unserer Lösungen. Benutzerfreundlichkeit, UI/UW werden also zum Schlüssel, um eine breite Akzeptanz zu gewährleisten. In dieser Hinsicht wird die Welt der Technologie heute von den Nutzern bestimmt und wir müssen uns mit ihnen anpassen!“

 

Wie können also Lösungen für die elektronische Beschaffung und die Einführung digitaler Verfahren kombiniert werden, um ein besseres Nutzererlebnis zu schaffen? Für den stellvertretenden Geschäftsführer von Synertrade gehen E-Procurement-Lösungen und Plattformen zur digitalen Einführung Hand in Hand und sind genau die Antwort auf die modernen Herausforderungen des Einkaufs.

"Es ist kein Zufall, dass wir bei unseren Kunden täglich mit Apptraktiv arbeiten: Diese Akzeptanz muss durch eine Technologie wie die von Apptraktiv unterstützt werden, die es dem gelegentlichen oder regelmäßigen Nutzer ermöglicht, durch eine digitale Lösung geführt zu werden. Heute ist die von Apptraktiv angebotene On-Board-Navigationshilfe eine der Antworten auf die Akzeptanzprobleme unserer Kunden".

Es geht um den Abbau von Widerständen und Frustrationen im Zusammenhang mit der Digitalisierung, mit dem Ziel, die Abwicklung und Optimierung des Einkaufs zu erleichtern.

 

Von der Digitalisierung bis zur Gesundheitskrise war es ein schwieriges Jahr für die Einkaufsabteilungen. Und obwohl sie noch lange nicht vorbei ist, ist eines sicher: Die Wahl der Tools, die zur Bewältigung dieser Herausforderungen eingesetzt werden, ist von großer strategischer Bedeutung.

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