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- Aktualisiert am 25/11/2021

6 Schritte zu einer erfolgreichen ERP-Einführung

Wussten Sie, dass fast die Hälfte aller ERP-Implementierungen beim ersten Mal scheitern (Technology Evaluation Centers)?

Ob SAP, Infor oder Oracle - der Erfolg einer ERP-Einführung hängt nicht nur von der gewählten Lösung ab. Zu hohe Kosten, Widerstände gegen Veränderungen, Schwierigkeiten bei der Datenübernahme... Es gibt viele Hindernisse, die der Einführung eines ERP-Systems im Wege stehen können. Wie können Sie diese Herausforderung meistern?

 

Diagnose, Kommunikation, Schulung oder ROI-Messung, Apptraktiv erklärt, wie Sie Ihr ERP in 6 Schritten einrichten können.

 

Schritt 1: Erstellen einer Diagnose

Ding, dong, es ist Zeit für eine Diagnose. Ja... aber wo sollte man anfangen? Wie wäre es, wenn Sie einfach mit der aktuellen Situation Ihres Unternehmens beginnen? Wenn Sie ein ERP-System einführen wollen, dann deshalb, weil Ihr Unternehmen Bedürfnisse hat, die effizient erfüllt werden müssen. Sie können also damit beginnen, diese mit einigen konkreten Fragen zu ermitteln.

Diese Fragen ermöglichen es Ihnen, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens genau zu ermitteln und ein an Ihre Probleme angepasstes ERP zu implementieren.

 

🍋  Der Apptraktiv-Tipp: das Unternehmen mit einbeziehen

Eine Diagnose zu stellen ist gut, sie gemeinsam mit dem betroffenen Patienten zu erstellen ist besser. In diesem Fall ist Ihr Patient Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter. Um Ihre Diagnose erstellen zu können, ist es daher unerlässlich, dass Sie von Anfang an das gesamte Unternehmen mit einbeziehen. Wie können Sie das tun?

 

Schritt 2: Wählen Sie die am besten geeignete Lösung

Es ist an der Zeit, zum Kern der Sache vorzudringen: der Wahl Ihres ERPs! Obwohl es viele Lösungen auf dem Markt gibt, wie z. B. Oracle, Infor, SAP oder Dynamics 365, sind nicht alle an Ihre Bedürfnisse angepasst. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich an Ihrer Diagnose orientieren, um sich bei der Angebotsflut nicht zu verlieren. Sie müssen mehrere Dinge bedenken, angefangen bei der Art des Softwarepakets, das für Sie am besten geeignet ist.

 

Um Ihre Wahl zu treffen, müssen Sie sich die richtigen Fragen stellen. Wie einfach ist das ERP (Nutzung, Konfiguration, Integration mit Informationssystemen)? Ist das ERP-Angebot skalierbar (kann es Ihr Wachstum unterstützen)? Wie hoch ist der angebotene Wartungsumfang? Wie groß ist die mögliche geografische Abdeckung? Und schließlich, wie lauten die Referenzen der Kunden?

 

Schritt 3: Kommunizieren

Haben Sie geglaubt, Sie könnten dem entkommen? Allerdings sind die Zahlen eindeutig.

 

Ihre ERP-Implementierung wird entweder mit Ihren Mitarbeitern funktionieren oder nicht. Und das aus gutem Grund: Ihre Mitarbeiter sind ein Schlüsselelement für den Erfolg Ihrer ERP-Einführung. Da die Einführung einer neuen Software einen Umbruch im täglichen Leben der Mitarbeiter bedeuten kann, ist es wichtig, sie bei der Einführung dieses neuen Arbeitssystems zu begleiten. Hierfür gibt es ein Schlüsselwort: Kommunikation. Und es ist das Projektteam, das für diese Mission verantwortlich sein wird, sowohl mit den Mitarbeitern als auch mit der Geschäftsführung. Aber worüber genau sollten Sie kommunizieren?  Hier sind einige Beispiele, die Ihnen helfen können.

 

Dies sind die Fragen, die beantwortet werden müssen, um Ihre Mitarbeiter zu engagieren und ihre Unterstützung und digitale Akzeptanz zu fördern. Außerdem muss die Kommunikation während des gesamten Projekts erfolgen, d. h. vor, während und nach der Umsetzung der Lösung.

 

🍋  Der Apptraktiv-Tipp: Schaffen Sie eine digitale Kultur

​​Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein ERP-System einführen, befinden Sie sich bereits auf dem Weg zur digitalen Transformation. Da dieser Wandel gerade erst begonnen hat, ist es wichtig, ihn vollständig in die Unternehmenskultur zu integrieren. Und das aus gutem Grund: Ihre Mitarbeiter haben nicht alle die gleiche Beziehung zur digitalen Technologie, daher ist es wichtig, dass alle diesen Wandel verstehen und unterstützen. Dazu müssen Sie die digitale Technologie entmystifizieren, indem Sie sie in ihr tägliches Leben integrieren und ihnen die Vorteile dieser Veränderung aufzeigen, um Widerstände abzubauen.

 

Schritt 4: Einführung des ERPs

Sobald Sie die richtigen Fragen gestellt, über die Veränderung kommuniziert und die am besten geeignete Lösung ausgewählt haben, ist es an der Zeit, das ERP einzuführen. Wie geht man also vor?

 

🍋  Apptraktiv-Tipp: Umstieg auf eingebettete ERP-Unterstützung

Wussten Sie es? Es dauert im Durchschnitt 24,2 Stunden, bis die Support-Teams eine erste Antwort auf interne Anfragen geben (ZenDesk). Die Lösung? Umschalten auf eine 3:0-Unterstützung: Unterstützung für eingebettete Anwendungen. Dank Lösungen wie Apptraktiv können Sie den Support direkt in Ihr ERP integrieren und haben ihn 24/7 verfügbar! Was bedeutet das? Eine Verringerung des Supports und seiner Kosten und eine bessere Effizienz der Teams, sowohl für die technischen Teams als auch für die Nutzer. 

 

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Schritt 5: Schulung in der Software

Jetzt, wo Sie Ihr ERP-System eingeführt haben, können Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen. Dieser Schritt ist ebenso wichtig wie die anderen: Die Ausbildung wirkt sich direkt auf die Nutzung Ihres Instruments aus. Mit anderen Worten: Sie wirkt sich direkt auf die Akzeptanz der Software und damit auf den Erfolg der Einführung aus. Wie geht man also vor? Machen Sie einen guten Eindruck!

 

🍋  Der Apptraktiv-Tipp: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter aus ihrem ERP heraus

Würden Sie es glauben, wenn Ihnen jemand sagen würde, dass es möglich ist, Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich selbständig weiterzubilden und gleichzeitig den Support und dessen Kosten zu reduzieren? Ja, Sie haben richtig gelesen. Aber wie, fragen Sie? Der Schlüssel zur Software-Schulung sind vier Worte: Unterstützung für eingebettete Anwendungen.

 

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Dank der integrierten Anwendungsunterstützung von Apptraktiv lernen Ihre Benutzer, ihr ERP direkt zu beherrschen. Müssen Sie Listen von Produktionsmaterialien erstellen, Angebote verwalten oder Waren verfolgen? Sie brauchen das Tool nicht zu verlassen: Die Antwort ist dort, wo Ihre Mitarbeiter sind, und ermöglicht es ihnen, durch praktisches Tun zu lernen (Learning by Doing). Dank der eingebetteten Anwendungsunterstützung haben Ihre Nutzer zum richtigen Zeitpunkt Zugriff auf die richtigen Informationen, wenn sie sie brauchen. Zum Beispiel, wenn sie sich einen Überblick über die Lieferanten verschaffen, Berichte erstellen, Rechnungen anpassen oder einen genauen Überblick über die Bestände haben wollen.

Was bedeutet das? Bessere Benutzerfreundlichkeit und geringere Supportkosten. Ihre Mitarbeiter lernen selbstständig und beherrschen ihr ERP schneller und einfacher, während Ihre Support-Teams weniger Zeit mit der Beantwortung interner Tickets verbringen müssen.

 

Schritt 6: Messung des ROI

Sie haben doch nicht gedacht, dass es vorbei ist, oder? Nachdem Sie Ihre Benutzer geschult haben und diese mit ihrem ERP problemlos zurechtkommen, müssen Sie nur noch die Auswirkungen Ihrer ERP-Einführung messen. Zu diesem Zweck sollten Sie zunächst Leistungsindikatoren festlegen, um den Erfolg Ihrer Einführung genau zu messen, z. B. 

Da ERPs das Herzstück vieler Prozesse sind, ist es wichtig, KPIs zu definieren, die auf jedes Unternehmen und jede beteiligte Aktivität zugeschnitten sind. Doch Messen allein reicht nicht aus. Sobald Sie Ihre Daten gesammelt und analysiert haben, müssen Sie Anpassungen vornehmen, um Ihr ERP kontinuierlich zu verbessern. Messen und anpassen, ja, aber wie?

🍋 Apptraktiv-Tipp: Messen Sie Ihren ROI mit Learning Analytics

Haben Sie schon einmal von Learning Analytics gehört?  Es ist ein Werkzeug für datengestützte Entscheidungen: ein echter strategischer Faktor! Aber wie genau funktioniert das?

 

Nehmen wir das Beispiel einer schlecht beherrschten Funktion zur Gutscheinverwaltung. Dank Learning Analytics können Sie die genaue Ursache des Problems aufdecken: Ihre Benutzer machen immer wieder an der gleichen Stelle Fehler, sie konsultieren nicht den entsprechenden Leitfaden und beherrschen daher die Lösung nicht gut. Wenn Sie wissen, woher die verschiedenen Blockaden kommen, können Sie Ihr ERP kontinuierlich optimieren, um seine Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

 

Sie sind nun mit allen Schritten vertraut, die zur Einrichtung eines ERP erforderlich sind: 

 

Möchten Sie noch mehr erfahren? Finden Sie heraus, wie Sie Ihre ERP-Einführung mit unserer Lösung für die digitale Einführung beschleunigen können (pssst, wir sind für SAP, Oracle, Infor, Dynamics 365 und jedes Online-Tool verfügbar, einschließlich Ihrer internen Tools!)

 

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