Stehen Sie vor der Einführung einer Einkaufssoftware, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Der Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen, eine fehlende Messung des ROI oder die falsche Wahl der Lösung - die Einführung eines Informationssystems für den Einkauf kann mit sichtbaren und unsichtbaren Hindernissen verbunden sein. Was können Sie also tun, um alle Chancen auf Ihrer Seite zu haben?
In diesem Artikel erklärt Apptraktiv, wie Sie Ihr Informationssystem in 6 konkreten Schritten einrichten können. Auf dem Programm: Bestandsaufnahme, Auswahl der Lösung, Unterstützung bei der Umstellung, Einführung des Informationssystems, Software-Schulung und ROI-Messung!
Schritt 1: Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Situation
Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung eines Informationssystems ist eine Bestandsaufnahme. Wie sieht die Situation in Ihrem Unternehmen konkret aus? Was sind seine Bedürfnisse und die seiner Mitarbeiter? Um das herauszufinden, können Sie sich die folgenden Fragen stellen.
- Welche Problematiken treiben Sie dazu an, ein Informationssystem in Ihrem Unternehmen einzuführen (Sicherstellung der Auftragsabwicklung, Verbesserung der Einkaufsverfolgung, Kommunikation)?
- Was ist der wichtigste Bedarf, den das Informationssystem erfüllen sollte (Harmonisierung der Einkaufsprozesse (P2P, S2P usw.), Vereinfachung des Einkaufsmanagements usw.)?
- Wer werden die Nutzer der Lösung sein? (Einkaufsabteilung, Lieferanten, usw.)
- Was ist die größte Herausforderung beim Einsatz? (Großeinsatz, Software-Schulung usw.)
- Wodurch wird Ihr Informationssystem nachhaltig? (Wartung, Schulung zum Informationssystem, Benutzererfahrung usw.)
Nur wenn Sie die bestehenden Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter genau ermitteln, können Sie eine wirklich maßgeschneiderte Lösung einsetzen. Dies ist übrigens einer der Schlüssel zur Softwareeinführung: Gehen Sie von den Bedürfnissen Ihrer Benutzer aus. Dieser Schritt ist also von grundlegender Bedeutung!
🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Teamwork
Möchten Sie ein EinkaufInformationssystem einrichten? Machen Sie es zusammen mit Ihren Mitarbeitern! Für den Erfolg einer Einführung ist es unerlässlich, alle von dem Projekt betroffenen Personen mit einzubeziehen. Aber wer sollte konkret daran beteiligt sein?
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Ein Projektteam: Dieses Team ist für die reibungslose Umsetzung des Informationssystems unerlässlich und muss das gesamte Projekt leiten. Es ist insbesondere für die Ausarbeitung von Pflichtenhefte sowie für die Zusammenarbeit und Kommunikation mit den verschiedenen Beteiligten zuständig.
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Management: Was ist ein Projekt ohne die Unterstützung des Managements? Die besten Erfolgsaussichten haben Sie, wenn Sie Ihre Führungskräfte einbeziehen, damit sie die Mitarbeiter zum Mitmachen ermutigen können.
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Die Endnutzer: Sie sind Ihr wichtigstes Kapital, um die Akzeptanz Ihres Informationssystems zu gewährleisten. Wenn Sie sie von Anfang an mit einbeziehen, verringern Sie das Risiko späterer Widerstände und erhöhen die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung.
Schritt 2: Die Auswahl des am besten geeigneten Einkaufssystems
SAP Ariba, Oracle, Ivalua, Synertrade, Jaggaer, Coupa sind Ihnen diese Namen bekannt? Wenn diese Lösungen zu den am weitesten verbreiteten auf dem Markt gehören, ist das beste Informationssystem für Ihr Unternehmen dasjenige, das am besten auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld einen Überblick über die Situation zu verschaffen. Zunächst müssen Sie sich für die Art der gewünschten Einkaufslösung entscheiden.
- Eine Lösung für das Einkaufsmanagement: zur Zentralisierung der Daten und zur Verwaltung der Ausgaben des Unternehmens.
- Eine e-Sourcing-Lösung: mit mehreren Modulen wie Online-Ausschreibungen (e-RFI / e-RFQ) oder Online-Auktionen.
- Eine E-Procurement-Lösung: zur Automatisierung der Beschaffungsprozesse.
Nach den Fragen und der Wahl der Lösung ist es nun an der Zeit der Kriterien, die es Ihnen ermöglichen, die bestmögliche Wahl für Ihre Organisation zu treffen. Aber welche Kriterien sollten Sie anwenden? Hier sind einige Beispiele.
- Der Preis des Angebots: Passt es in Ihr Budget?
- Die Einfachheit des erworbenen IS: Ist es leicht zu integrieren, einzusetzen und zu nutzen?
- Funktionalität: Ist sie für das Unternehmen und seine Nutzer relevant?
- Support: Welcher Grad an Wartung wird angeboten?
- Die Skalierbarkeit des Angebots: Kann das Angebot Ihrem Wachstum folgen?
- Geografische Abdeckung des Angebots: Können Sie Ihr Informationssystem in allen Ihren Tätigkeitsbereichen einsetzen?
- Kundenreferenzen: sind sie zahlreich und/oder zuverlässig?
Ihre Lösung sollte es Ihnen auch ermöglichen, Softwarefragen wie die Skalierbarkeit von Inhalten für Aktualisierungen, die Anpassung des Supports und eine verbesserte Datenerfassung anzugehen, was Ihrem Informationssystem zu mehr Effizienz verhilft. Um diese Kriterien zu vervollständigen, können Sie auch Online-Vergleiche nutzen, um Ihre Auswahl zu verfeinern.
Schritt 3: Unterstützung der Veränderung
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass die Implementierung einer Software auch eine Frage des Veränderungsmanagements ist? Ob die Software nicht mehr genutzt wird, ob man mit den Tools unzufrieden ist oder ob man sich gegen Veränderungen sträubt - die Einführung eines Einkaufstools ist das Herzstück des Veränderungsmanagements und der digitalen Einführung. Um Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, Ihr Einkaufstool zu übernehmen, ist es wichtig, den Wechsel zu kommunizieren und zu unterstützen, indem Sie ihre Fragen beantworten.
- Warum führen Sie in Ihrem Unternehmen ein Einkaufstool ein?
- Wie werden Sie Ihr Beschaffungsinstrument anwenden (Einführung, Schulung, Umstellung auf das Tool)?
- Welchen Nutzen haben Ihre Mitarbeiter von dieser Veränderung?
Auf all diese Fragen müssen Sie Antworten geben, um Ihren Mitarbeitern die nötige Transparenz und das Verständnis zu vermitteln, damit sie beruhigt vorausplanen können. Um die Akzeptanz Ihres Einkaufstools langfristig zu fördern, müssen Sie aber auch eine neue Unternehmenskultur etablieren, die stärker digital ausgerichtet ist.
🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Wechsel zur digitalen Kultur
Ihre Mitarbeiter sind nicht gleich, wenn es um Tools geht. Und da sie nicht die gleiche Beziehung zur digitalen Technologie haben, ist es wichtig, jeden von ihnen auf dem Weg zur digitalen Reife zu unterstützen. Hierfür gibt es nichts Besseres als die digitale Kultur. Ziel ist es, die digitale Technologie zu entmystifizieren, sie zu übernehmen und den Wandel zu akzeptieren! Wenn Sie die Digitalisierung in den Mittelpunkt Ihrer Unternehmenskultur stellen, werden Ihre Mitarbeiter weniger Frustrationen mit den Tools haben und die digitale Transformation besser erleben.
Schritt 4: Einsatz des Informationssystems
Es ist endlich an der Zeit, Ihr Informationssystem zum Einsatz zu bringen! Dabei gibt es drei präzise Phasen: Konfiguration, Prüfung und Bereitstellung.
- Konfiguration: Damit können Sie dank individueller Einstellungen auf die bei der Bestandsaufnahme festgestellten Probleme reagieren.
- Die Testphase: Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Einstellungen genauer zu justieren und die erfolgreiche Einführung zu erleichtern.
- Implementierung: Dies umfasst sowohl die Einführung als auch die fortlaufende Wartung des Informationssystems für den Einkauf, um es kontinuierlich zu optimieren.
Aber das ist noch nicht alles: Um die Akzeptanz Ihres Informationssystems zu fördern, können Sie sich auch auf einen direkt in Ihre Lösung integrierten Support verlassen.
🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Wechsel zum in der App eingebetteten Support
Wussten Sie, dass 53 % der Nutzer keine Unterstützung haben, wenn sie außerhalb der normalen Bürozeiten arbeiten, und 61 % von ihnen dies gerne hätten? (Econocom - IDC).
Warum also nicht auf eine andere Art von Unterstützung umsteigen? Begrüßen Sie den eingebetteten Appsupport von Apptraktiv: Ein in Ihr Einkaufstool integrierter und rund um die Uhr verfügbarer Support, der Sie in die Lage versetzt, Probleme im Zusammenhang mit Ihrem Informationssystem zu erkennen. Ob Verbesserung der eingegebenen Daten oder Push-Benachrichtigungen, Apptraktiv begleitet Sie während des gesamten Einsatzes Ihres Informationssystems. Der Schlüssel? Eine Verringerung des Supports und seiner Kosten, eine bessere Akzeptanz des Einkaufstools, eine bessere Effizienz der Teams und vor allem mehr Zeit für die wichtigsten Aufgaben!
Schritt 5: Schulung der Mitarbeiter für das Informationssystem
Was wäre die Einführung von Software ohne Schulung? Nach der Einführung Ihres Einkaufstools ist es nun an der Zeit, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen. Die Software-Schulung ist von grundlegender Bedeutung, da sie sich direkt auf die Nutzung Ihres Kauf-Tools und damit auf seine Rentabilität auswirkt. Ob es um die Anpassung, die Skalierbarkeit von Inhalten oder die Einfachheit des Lernens geht, die Software-Schulung ist voller Herausforderungen. Wie schulen Sie also Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Ihrem Einkaufstool?
🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Schulen Sie Ihre Nutzer direkt von ihrem Informationssystem aus
Die Schulung der Mitarbeiter aus dem Informationssystemstool heraus? Ja, ja. Egal, ob es sich um die Funktionen der Eingangsrechnung, der Auftragsverwaltung oder der Angebotsüberwachung handelt, Ihre Mitarbeiter lernen dank unserer interaktiven Anleitungen, die in Echtzeit zugänglich sind, durch praktische Anwendung. Was noch? Sie können auch Leitfäden für Ihre Lieferanten erstellen! Was kommt dabei heraus? Ihre Benutzer behalten das Gelernte dank des praktischen, schnelleren und vor allem autonomen Unterrichts wirklich im Gedächtnis!
Schritt 6: Messen und anpassen
ROI, haben Sie ROI gesagt? Das ist richtig. Der letzte Schritt bei der Implementierung Ihres Einkaufstools ist die Messung Ihres ROI. Zu diesem Zweck müssen Sie Leistungsindikatoren festlegen, um die Wirksamkeit der Einführung Ihres Einkaufs-Tools zu messen. Hier sind einige Indikatoren, die Ihnen dabei helfen können:
- Kostensenkung;
- die durchschnittlichen Auftragskosten;
- durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Bestellung;
- die Fluidität der Operationen;
- die Anzahl der Angebote.
Der ROI wird aber auch dazu verwendet, Ihr Informationssystem anzupassen. Anhand von Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und sich an den Bedürfnissen Ihrer Nutzer orientieren.
🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Messen Sie Ihren ROI mit Learning Analytics
Learning Analytics ist ein Instrument, das darauf abzielt, Daten zur Verbesserung von Schulungen zu nutzen. Was hat das mit Ihrem Informationssystem zu tun? Durch das Sammeln und Analysieren der Daten aus Ihrer Lösung können Sie die Schulungen zum Informationssystem an die Bedürfnisse Ihrer Nutzer anpassen. Möchten Sie wissen, welche Leitfäden am häufigsten konsultiert werden, welche Fehler am häufigsten auftreten oder welche Formate am häufigsten gebraucht werden? Mit den statistischen Funktionen von Apptraktiv können Sie dies tun, indem Sie den Weg, den Ihre Nutzer auf Ihrem Einkaufsinformationsdienst zurücklegen, aufdecken (Häufigkeit der Konsultation der Leitfäden, am meisten verwendete Formate usw.). Was ist hierbei der Schlüssel? Fundiertere Entscheidungen, die den Bedürfnissen Ihrer Nutzer entsprechen, und eine langfristig begünstigte Annahme Ihres Einkaufstools. Das Ziel ist Nachhaltigkeit!
Von der Bestandsaufnahme bis zur Einführung über die Schulung haben Sie nun alle Schlüssel in der Hand, um Ihr Informationssystem erfolgreich zu implementieren! Wenn die Übernahme eines Informationssystems für den Einkauf in einem Unternehmen eine echte Herausforderung darstellt, gibt es jetzt Lösungen wie Apptraktiv, mit denen Sie die Einführung Ihres Informationssystems für den Einkauf dank interaktiver, direkt in die Software integrierter Anleitungen beschleunigen können. Das große Plus? Unsere Lösung lässt sich mit jedem Online-Tool integrieren, egal ob es vom Markt kommt oder intern ist!
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