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- Aktualisiert am 18/11/2021

SI Einkauf: 6 Schritte für eine erfolgreiche Implementierung

Stehen Sie vor der Einführung einer Einkaufssoftware, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Der Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen, eine fehlende Messung des ROI oder die falsche Wahl der Lösung - die Einführung eines Informationssystems für den Einkauf kann mit sichtbaren und unsichtbaren Hindernissen verbunden sein. Was können Sie also tun, um alle Chancen auf Ihrer Seite zu haben? 

 

In diesem Artikel erklärt Apptraktiv, wie Sie Ihr Informationssystem in 6 konkreten Schritten einrichten können. Auf dem Programm: Bestandsaufnahme, Auswahl der Lösung, Unterstützung bei der Umstellung, Einführung des Informationssystems, Software-Schulung und ROI-Messung!

 

 

Schritt 1: Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Situation

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung eines Informationssystems ist eine Bestandsaufnahme. Wie sieht die Situation in Ihrem Unternehmen konkret aus? Was sind seine Bedürfnisse und die seiner Mitarbeiter? Um das herauszufinden, können Sie sich die folgenden Fragen stellen.

Nur wenn Sie die bestehenden Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter genau ermitteln, können Sie eine wirklich maßgeschneiderte Lösung einsetzen. Dies ist übrigens einer der Schlüssel zur Softwareeinführung: Gehen Sie von den Bedürfnissen Ihrer Benutzer aus. Dieser Schritt ist also von grundlegender Bedeutung!

 

Entdecken Sie, wie Sie mit Apptraktiv die Einführung Ihres Informationssystems beschleunigen können

 

🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Teamwork

Möchten Sie ein EinkaufInformationssystem einrichten? Machen Sie es zusammen mit Ihren Mitarbeitern! Für den Erfolg einer Einführung ist es unerlässlich, alle von dem Projekt betroffenen Personen mit einzubeziehen. Aber wer sollte konkret daran beteiligt sein? 

 

Schritt 2: Die Auswahl des am besten geeigneten Einkaufssystems

SAP Ariba, Oracle, Ivalua, Synertrade, Jaggaer, Coupa sind Ihnen diese Namen bekannt? Wenn diese Lösungen zu den am weitesten verbreiteten auf dem Markt gehören, ist das beste Informationssystem für Ihr Unternehmen dasjenige, das am besten auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld einen Überblick über die Situation zu verschaffen. Zunächst müssen Sie sich für die Art der gewünschten Einkaufslösung entscheiden.

 

Nach den Fragen und der Wahl der Lösung ist es nun an der  Zeit der Kriterien, die es Ihnen ermöglichen, die bestmögliche Wahl für Ihre Organisation zu treffen. Aber welche Kriterien sollten Sie anwenden?  Hier sind einige Beispiele.

Ihre Lösung sollte es Ihnen auch ermöglichen, Softwarefragen wie die Skalierbarkeit von Inhalten für Aktualisierungen, die Anpassung des Supports und eine verbesserte Datenerfassung anzugehen, was Ihrem Informationssystem zu mehr Effizienz verhilft. Um diese Kriterien zu vervollständigen, können Sie auch Online-Vergleiche nutzen, um Ihre Auswahl zu verfeinern.

 

Schritt 3: Unterstützung der Veränderung

Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass die Implementierung einer Software auch eine Frage des Veränderungsmanagements ist? Ob die Software nicht mehr genutzt wird, ob man mit den Tools unzufrieden ist oder ob man sich gegen Veränderungen sträubt - die Einführung eines Einkaufstools ist das Herzstück des Veränderungsmanagements und der digitalen Einführung. Um Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, Ihr Einkaufstool zu übernehmen, ist es wichtig, den Wechsel zu kommunizieren und zu unterstützen, indem Sie ihre Fragen beantworten.

Auf all diese Fragen müssen Sie Antworten geben, um Ihren Mitarbeitern die nötige Transparenz und das Verständnis zu vermitteln, damit sie beruhigt vorausplanen können. Um die Akzeptanz Ihres Einkaufstools langfristig zu fördern, müssen Sie aber auch eine neue Unternehmenskultur etablieren, die stärker digital ausgerichtet ist.

 

🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Wechsel zur digitalen Kultur

Ihre Mitarbeiter sind nicht gleich, wenn es um Tools geht. Und da sie nicht die gleiche Beziehung zur digitalen Technologie haben, ist es wichtig, jeden von ihnen auf dem Weg zur digitalen Reife zu unterstützen. Hierfür gibt es nichts Besseres als die digitale Kultur. Ziel ist es, die digitale Technologie zu entmystifizieren, sie zu übernehmen und den Wandel zu akzeptieren! Wenn Sie die Digitalisierung in den Mittelpunkt Ihrer Unternehmenskultur stellen, werden Ihre Mitarbeiter weniger Frustrationen mit den Tools haben und die digitale Transformation besser erleben.

 

Vereinfachen Sie die digitale Transformation Ihres Unternehmens mit Apptraktiv

 

Schritt 4: Einsatz des Informationssystems

Es ist endlich an der Zeit, Ihr Informationssystem zum Einsatz zu bringen! Dabei gibt es drei präzise Phasen: Konfiguration, Prüfung und Bereitstellung.

Aber das ist noch nicht alles: Um die Akzeptanz Ihres Informationssystems zu fördern, können Sie sich auch auf einen direkt in Ihre Lösung integrierten Support verlassen.

 

🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Wechsel zum in der App eingebetteten Support

​​Wussten Sie, dass 53 % der Nutzer keine Unterstützung haben, wenn sie außerhalb der normalen Bürozeiten arbeiten, und 61 % von ihnen dies gerne hätten? (Econocom - IDC).

Warum also nicht auf eine andere Art von Unterstützung umsteigen? Begrüßen Sie den eingebetteten Appsupport von Apptraktiv: Ein in Ihr Einkaufstool integrierter und rund um die Uhr verfügbarer Support, der Sie in die Lage versetzt, Probleme im Zusammenhang mit Ihrem Informationssystem zu erkennen.  Ob Verbesserung der eingegebenen Daten oder Push-Benachrichtigungen, Apptraktiv begleitet Sie während des gesamten Einsatzes Ihres Informationssystems.  Der Schlüssel? Eine Verringerung des Supports und seiner Kosten, eine bessere Akzeptanz des Einkaufstools, eine bessere Effizienz der Teams und vor allem mehr Zeit für die wichtigsten Aufgaben!  

 

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Schritt 5: Schulung der Mitarbeiter für das Informationssystem

Was wäre die Einführung von Software ohne Schulung? Nach der Einführung Ihres Einkaufstools ist es nun an der Zeit, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen. Die Software-Schulung ist von grundlegender Bedeutung, da sie sich direkt auf die Nutzung Ihres Kauf-Tools und damit auf seine Rentabilität auswirkt. Ob es um die Anpassung, die Skalierbarkeit von Inhalten oder die Einfachheit des Lernens geht, die Software-Schulung ist voller Herausforderungen. Wie schulen Sie also Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Ihrem Einkaufstool?

 

🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Schulen Sie Ihre Nutzer direkt von ihrem Informationssystem aus

Die Schulung der Mitarbeiter aus dem Informationssystemstool heraus? Ja, ja. Egal, ob es sich um die Funktionen der Eingangsrechnung, der Auftragsverwaltung oder der Angebotsüberwachung handelt, Ihre Mitarbeiter lernen dank unserer interaktiven Anleitungen, die in Echtzeit zugänglich sind, durch praktische Anwendung. Was noch? Sie können auch Leitfäden für Ihre Lieferanten erstellen! Was kommt dabei heraus? Ihre Benutzer behalten das Gelernte dank des praktischen, schnelleren und vor allem autonomen Unterrichts wirklich im Gedächtnis!

 

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Schritt 6: Messen und anpassen

ROI, haben Sie ROI gesagt? Das ist richtig. Der letzte Schritt bei der Implementierung Ihres Einkaufstools ist die Messung Ihres ROI. Zu diesem Zweck müssen Sie Leistungsindikatoren festlegen, um die Wirksamkeit der Einführung Ihres Einkaufs-Tools zu messen. Hier sind einige Indikatoren, die Ihnen dabei helfen können:

Der ROI wird aber auch dazu verwendet, Ihr Informationssystem anzupassen. Anhand von Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und sich an den Bedürfnissen Ihrer Nutzer orientieren.

 

🍋 Der Apptraktiv-Tipp: Messen Sie Ihren ROI mit Learning Analytics

Learning Analytics ist ein Instrument, das darauf abzielt, Daten zur Verbesserung von Schulungen zu nutzen. Was hat das mit Ihrem Informationssystem zu tun? Durch das Sammeln und Analysieren der Daten aus Ihrer Lösung können Sie die Schulungen zum Informationssystem an die Bedürfnisse Ihrer Nutzer anpassen. Möchten Sie wissen, welche Leitfäden am häufigsten konsultiert werden, welche Fehler am häufigsten auftreten oder welche Formate am häufigsten gebraucht werden? Mit den statistischen Funktionen von Apptraktiv können Sie dies tun, indem Sie den Weg, den Ihre Nutzer auf Ihrem Einkaufsinformationsdienst zurücklegen, aufdecken (Häufigkeit der Konsultation der Leitfäden, am meisten verwendete Formate usw.). Was ist hierbei der Schlüssel? Fundiertere Entscheidungen, die den Bedürfnissen Ihrer Nutzer entsprechen, und eine langfristig begünstigte Annahme Ihres Einkaufstools. Das Ziel ist Nachhaltigkeit!

 

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Von der Bestandsaufnahme bis zur Einführung über die Schulung haben Sie nun alle Schlüssel in der Hand, um Ihr Informationssystem erfolgreich zu implementieren! Wenn die Übernahme eines Informationssystems für den Einkauf in einem Unternehmen eine echte Herausforderung darstellt, gibt es jetzt Lösungen wie Apptraktiv, mit denen Sie die Einführung Ihres Informationssystems für den Einkauf dank interaktiver, direkt in die Software integrierter Anleitungen beschleunigen können. Das große Plus? Unsere Lösung lässt sich mit jedem Online-Tool integrieren, egal ob es vom Markt kommt oder intern ist! 

 

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