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- Aktualisiert am 25/11/2021

User Onboarding: Wie können Sie die Time to Value Ihrer Software erhöhen?

Egal, ob es sich um ein Informationssystem, ein CRM, ein HRIS oder ein ERP handelt, keine Software kann sich dem Onboarding der Benutzer entziehen. Diese Phase ist für das Erlernen einer Software von grundlegender Bedeutung, da sie den Kern vieler Probleme im Zusammenhang mit digitalen Tools bildet, wie z. B. Benutzerbindung, Softwareübernahme und Mitarbeiterleistung.

 

Aber wussten Sie, dass das Onboarding Ihrer Benutzer mit digitalen Tools einen direkten Einfluss auf Ihre Time to Value hat? Mit anderen Worten: Die Qualität des Onboardings ist entscheidend für die Akzeptanz Ihrer Software: Sie beeinflusst maßgeblich, wie Ihre Nutzer den Mehrwert Ihrer digitalen Tools wahrnehmen. Konkret: Je besser der Eindruck, den Ihre Software macht, desto mehr werden Ihre Nutzer den Mehrwert erkennen und sie langfristig nutzen. 

 

Apptraktiv erklärt Ihnen, wie Sie Ihr User Onboarding optimal durchführen können, um Ihre Time To Value zu erhöhen und die Akzeptanz Ihrer Software langfristig zu fördern.

 

Was bedeutet Time to Value?

Time to… what? Zunächst einmal sollten wir diesen englischen Begriff definieren.

 

Definition des Time to Value (TTV)

Time to Value (TTV) ist die Zeit, die ein neuer Benutzer benötigt, um den Mehrwert einer Lösung oder eines Produkts zu erkennen. Time to Value kann kurz- oder langfristig sein. Beim Einsatz eines neuen HRIS kann beispielsweise ein kurzfristiger Mehrwert in der schnellen Erstellung von Spesenabrechnungen bestehen, während ein langfristiger Mehrwert in der Automatisierung von HR-Prozessen liegen kann.

Kurz gesagt, könnte man Time to Value in einer Frage zusammenfassen.

Wie lange dauert es, bis Ihre Benutzer den Mehrwert Ihrer Lösung erkennen?

Aber was hat Time to Value mit User Onboarding zu tun? Und was noch wichtiger ist: Warum ist sie mit der Einführung von Software verbunden?

 

Was ist der Zweck von Time to Value?

Die Bereitstellung von Software verursacht viele Kosten, sei es in Form von Geld oder Human Ressources. Sie haben eine Menge Geld investiert, um Ihre Software verfügbar zu machen (Kauf einer Lizenz oder eines Cloud-Abonnements), und Sie haben in Talente investiert, die diesen Einsatz langfristig begleiten (Veränderungsmanagement, Schulung, Anwendungssupport). Darüber hinaus können Leistungskosten entstehen, wie z. B. die Kosten für die digitale Inkompetenz der Mitarbeiter, wenn sie nicht gut ausgebildet sind, oder die Kosten für die Abschaffung der Software, wenn sie nicht engagiert sind. Dann stellt sich eine weitere Frage.

 

Wie lange brauchen Ihre Benutzer, um ihre Software zu beherrschen und einsatzbereit zu sein?

 

Einige Kosten sind notwendig, andere können vermieden werden. Bei der Software gilt: Je besser Ihre Tools genutzt werden, desto geringer sind Ihre Kosten.  Dies gilt insbesondere für die Leistungskosten (digitale Inkompetenz und digitale Akzeptanz), die durch eine Verbesserung der Time to Value optimiert werden können. Wie können Sie also Ihr User Onboarding Schritt für Schritt optimieren?

 

1. Begrüßen Sie Neuankömmlinge in Ihrer Software

Sie möchten doch einen neuen Mitarbeiter nicht willkommen heißen, ohne ihm das Gefühl zu geben, dass er willkommen ist, oder? Das gilt auch für digitale Tools: Ihre neuen Nutzer müssen sich willkommen fühlen, also sorgen Sie dafür, dass sie sich wohlfühlen! Die Verwendung einer neuen Software ist wie ein neuer Arbeitsplatz: Es braucht Zeit, sich daran zu gewöhnen, sich anzupassen und betriebsbereit zu sein. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihren Neueinsteigern Vertrauen entgegenbringen und ihnen helfen, sich mit ihrer Software zurechtzufinden. Und da Ihre Mitarbeiter nicht alle die gleiche Beziehung zur Software haben, ist es wichtig, sie von der ersten Interaktion mit ihrer Software an zu unterstützen.

 

Wenn es um Software geht, ist der erste Eindruck entscheidend: Er wirkt sich direkt auf Ihre Time to Value aus. Konkret: Je mehr Ihre Nutzer das Onboarding ihrer digitalen Tools zu schätzen wissen, desto eher werden sie deren Mehrwert erkennen und sie daher lange nutzen. Mit anderen Worten: Durch die Beeinflussung der Time-to-Value wirkt sich der erste Eindruck nicht nur auf die Nutzung digitaler Tools aus, sondern auch auf das Engagement und die Loyalität der Nutzer. Wie hinterlassen Sie also einen guten Eindruck bei Ihren Nutzern?

 

🍋 Kommunizieren Sie mit Ihren Neuankömmlingen über deren Tools

Erinnern Sie sich noch an die kleine Aufregung, als Sie Ihre Willkommensnachricht auf Slack, Trello oder G Suite erhielten, als Sie diese zum ersten Mal nutzten? Ihre User wollen das Gleiche. Warme, relevante und vor allem ansprechende Kommunikation!

Mit der Apptraktiv Digital Adoption Platform können Sie dank Push-Benachrichtigungen und Tooltips von der ersten Nutzung an mit Ihren Nutzern auf angepasste Weise kommunizieren.  Der Vorteil? Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Push-Nachrichten und Tooltips erstellen, ändern oder an die Benutzer senden (und das Ergebnis ist ziemlich gut!).

 

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Wer sagt denn, dass ein guter Time to Value unerreichbar ist?

 

2. Software-Schulung kontextualisieren

Die Schulung ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings. Aber wissen Sie, wie wichtig sie für Neuankömmlinge ist?

 

Wie Sie sehen, hat die Bedeutung von Schulungen für die Mitarbeiter einen direkten Einfluss auf die Time-to-Value der Software. Engagement, Digitalisierung, Entwicklung, Zugänglichkeit... Die Herausforderungen der Ausbildung mit digitalen Werkzeugen sind zahlreich. Wie können Sie also Ihre Nutzer auf effiziente Weise schulen?

 

Übung macht den Meister.

 

Sie haben dieses Sprichwort sicher schon einmal gehört, oder? Das Gleiche gilt für das Onboarding von Benutzern. Der Schlüssel zur Beherrschung liegt in der Praxis: Ihre Benutzer müssen die Software benutzen, um sie zu beherrschen. Aber das reicht nicht aus, denn die Praxis ist nur die Hälfte des Schlüssels zur digitalen Übernahme.

 

Übung macht den Meister. Ja, aber nicht auf irgendeine Weise. Der angehende Meister lernt das Handwerk nicht am Tisch oder auf der Straße: Er braucht die richtige Umgebung, um richtig zu lernen, in seiner Werkstatt mit allen Materialien, die er braucht, und zum Zeitpunkt wenn er sie braucht. Genauso verhält es sich mit Ihren Neueinsteigern: Sie können nicht außerhalb ihres Workshops (der Software) und ohne die notwendigen Werkzeuge (die kontextbezogene Schulung) lernen.

 

🍋 Schwerpunkt auf praktischem und kontextbezogenem Lernen

Mit Apptraktiv lernen Ihre Benutzer durch praktisches Lernen (Learning by Doing). Das Prinzip dabei? Sie haben Zugang zu interaktiven Anleitungen, die in Echtzeit zur Verfügung stehen, um sich selbständig mit der Software zurechtzufinden! Müssen Sie eine neue Verkaufschance in Salesforce erstellen, einen theoretischen Zeitplan in Smart HR einsehen oder Lesezeichen in Oracle verwalten? Sie brauchen die Software nicht zu verlassen: Die Informationen befinden sich am selben Ort wie Ihre Benutzer.

 

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Das Ergebnis? Ihre Benutzer werden zum richtigen Zeitpunkt geschult, ihre Benutzererfahrung verbessert sich durch die Time to Value, Ihr Support wird reduziert und die Kosten sinken!

 

3. Benutzereinführung anpassen

"Dein Profil ist so anders als meins!". Wahrscheinlich haben Sie diesen Satz schon einmal gehört, als Sie mit einem geliebten Menschen Ihr Netflix- oder Pinterest-Profil aufsuchten. Und das aus gutem Grund, denn diese Plattformen setzen Maßstäbe in Sachen Benutzeranpassung. Jeder Nutzer hat ein völlig anderes Profil, aber eines, das ihm entspricht. Das Gleiche gilt für das Onboarding: Ihre Mitarbeiter wollen personalisierte Inhalte!

 

54 % der Menschen möchten personalisierte Inhalte sehen, die auf ihren Interessen basieren (Adobe).

 

Die Personalisierung des Onboarding ist deshalb so wichtig, weil sie sich direkt auf die Qualität der Time-to-Value und die Erfahrung von Neueinsteigern auswirkt. Tatsächlich wirkt sich das Onboarding der Benutzer auch auf die Erfahrung der Mitarbeiter und die Mitarbeiterbindung aus.

 

🍋  Einfaches Anpassen

Personalisierung ja, aber zu welchem Preis? Denn wenn ich die Einarbeitung jedes einzelnen Mitarbeiters individuell gestalten muss, bedeutet das einen enormen Zeitaufwand. Das ist richtig, und deshalb haben wir uns entschieden, es Ihnen leicht zu machen. Mit Apptraktiv müssen Sie nicht mehr stundenlang Ihre Trainingsinhalte (Handbücher, Videos, Texte, etc.) bearbeiten. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Inhalte, die an Ihre Nutzer weitergeleitet werden, an deren Abteilung, Sprache oder Rolle anpassen. 

 

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Wie Sie sehen, ist das Benutzer-Onboarding ein unbestreitbarer Vorteil für die Verbesserung Ihrer Time to Value. Begrüßung, kontextbezogenes Training und Personalisierung sind wesentliche Schritte, damit sich Ihre Nutzer kurz- und mittelfristig des Wertes Ihrer Lösung bewusst werden und ihre Software nutzen.

Um eine digitale Akzeptanz zu erreichen, muss man sich jedoch über eines im Klaren sein: Das Onboarding der Benutzer hört nie auf. Aktualisierungen, neue Funktionen, jede neue Funktion erfordert ein Onboarding der Benutzer. Worum geht es also bei Ihrem nächsten User Onboarding?

 

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Egal, ob es sich um ein Informationssystem, ein CRM, ein HRIS oder ein ERP handelt, keine Software kann sich dem Onboarding der Benutzer entziehen. Diese Phase ist für das Erlernen einer Software von grundlegender Bedeutung, da sie den Kern vieler Probleme im Zusammenhang mit digitalen Tools bildet, wie z. B. Benutzerbindung, Softwareübernahme und Mitarbeiterleistung.